Bijna een kwart van de werktijd gaat op aan vergaderen. Dat kost niet alleen veel geld, de aloude vergadercultuur druist in tegen de behoefte aan innovatie en het goed benutten van creativiteit en energie. Hoog tijd voor een alternatief.

Maarten Fijnaut van trainingsinstituut AVK stelt in het BNR-radioprogramma De Nieuwe Wereld dat de drie grootste brain drainers voor medewerkers samenkomen in traditioneel vergaderen. “Dat zijn slechte communicatie, het niet nakomen van afspraken en verwachtingen die anders uitpakken. Het traditionele vergaderen verenigt dat allemaal in zich, omdat het een cultuur op zich is geworden. Het is een beetje polderen, iedereen mag ergens iets over zeggen, vaak iets meer dan nodig is”, aldus Fijnaut, die trainingen Stoppen Met Vergaderen biedt.

Wetten van Klets

Vergaderingen vinden vaak plaats omdat we dat nu eenmaal altijd zo doen. “De data en tijdstippen staan veelal al een jaar van tevoren vast, inclusief de lengte ervan. Dan bevorder je dat iedereen zijn plasje over een onderwerp moet doen omdat mensen het gevoel hebben dat ze tijd vol moeten maken. Dat zijn de aloude wetten van Klets. Efficiency en effectiviteit zijn dan ver te zoeken, zodat mensen steeds meer opzien tegen vergaderingen en zich er slecht of niet op voorbereiden. Bovendien vinden veel besprekingen aan het begin van de ochtend plaats. Dat is het moment van de dag dat we een hoog energieniveau hebben en creatief zijn”, zegt Fijnaut.

Ha-ha-ha-regel

Hij propageert om te beginnen de 50-50-50-regel. “Ook wel de ha-ha-ha-regel genoemd. Begin vanaf vandaag met halveren van de tijdsduur, van het aantal deelnemers en van de vergaderfrequentie. Over dit besluit moet je dus niet vergaderen, maar het ineens doorvoeren. Vervolgens maak je de vergadertijd ook nog eens aantrekkelijker. Door bijvoorbeeld staand te vergaderen, of in de buitenlucht. Een beetje beweging, vitamine D en frisse lucht kunnen sowieso geen kwaad. Verder kun je bezien of het wel nodig is om samen op hetzelfde tijdstip in dezelfde ruimte te zitten. Je kunt bijvoorbeeld via WhatsApp en andere digitale varianten heel goed besluiten nemen. Een stand-van-zaken-videoboodschap van de baas of manager, eens in de veertien dagen, kan wonderen doen.”

Hou elkaar scherp

Fijnaut hoort in de praktijk vaak dat vergaderen op een andere manier dan de traditionele mensen juist meer energie en creativiteit geeft. “Het bedenken van nieuwe vormen alleen al is leuk. Verder kun je aan het eind van elke vergadering iedereen vragen om kort een verbeterpunt over de vergadering aan te geven. Zo hou je elkaar scherp en benut je ieders tijd effectief en efficiënt. We zijn trots in Nederland op ons vermogen tot innoveren, zeker als het om ons werk gaat. Hoog tijd om ook vergaderingen te vernieuwen.”

Delen:



x

Meld je aan voor de maandelijkse nieuwsbrief

Blijf up-to-date met het laatste nieuws over de inzet van expertise. Vul hier uw e-mailadres in.